Receptiediensten

€ 34,85

Taakbeschrijving – Receptiediensten

Functienaam: Receptionist(e) / Frontoffice Medewerker
Afdeling: Receptie / Facilitaire Dienstverlening / Beveiliging
Doel van de functie:
Het gastvrij en professioneel ontvangen van bezoekers, het beantwoorden van telefoongesprekken en het uitvoeren van diverse administratieve en ondersteunende taken, met als doel een representatieve en veilige eerste indruk van de organisatie te waarborgen.

Kernverantwoordelijkheden:

  • Ontvangst van bezoekers:
    Bezoekers vriendelijk en professioneel ontvangen, registreren en doorverwijzen naar de juiste contactpersoon of afdeling.

  • Telefoonverkeer beheren:
    Beantwoorden, doorverbinden en noteren van inkomende telefoongesprekken, en zo nodig informatie verstrekken.

  • Toegangsbeheer:
    Controleren en registreren van bezoekers, leveranciers en medewerkers, eventueel met gebruik van paslezers of toegangssystemen.

  • Post- en pakketverwerking:
    Ontvangen, sorteren en verdelen van inkomende en uitgaande post en pakketten.

  • Administratieve ondersteuning:
    Uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden zoals agendabeheer, bezoekerslijsten bijhouden of vergaderruimtes boeken.

  • Beveiligingsbewustzijn:
    Signaleren van verdachte situaties of personen en, indien van toepassing, schakelen met beveiliging of leidinggevenden.

  • Representativiteit en orde:
    Zorg dragen voor een opgeruimde, nette en uitnodigende ontvangstruimte.

Vaardigheden en competenties:

  • Klantvriendelijk en representatief voorkomen

  • Sterke communicatieve vaardigheden

  • Dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling

  • Betrouwbaar, discreet en nauwkeurig

  • Stressbestendig, ook in drukke situaties

  • Basiskennis van veiligheids- en toegangsprocedures

Opleiding en ervaring:

  • MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of dienstverlenende richting

  • Ervaring in een soortgelijke functie is een pré

  • Goede beheersing van de Nederlandse taal (en bij voorkeur ook Engels)

  • Basiskennis van MS Office en/of digitale receptiesystemen

  • In bezit van BHV-certificaat of bereid dit te behalen

Laat me weten als je deze taakbeschrijving nodig hebt voor een specifieke sector (bijv. zorg, overheid, bedrijfspand) of als je hem wilt inkorten of vertalen.